Özet: Uzun mesaj okumak istemeyenlere kıssadan hisse; Bir “Merkezi Sınav Yönetim Sistemi” yazdım. 🙂 Ama proje “henüz” açık-kaynak değil.
Biraz “uzun” özet; Bonfile, çok sayıda kullanıcının sınavını merkezi olarak yapmanıza imkan sağlayan bir organizasyon yazılımıdır. Bonfile’nin başlıca öne çıkan özellikleri;
- Matbuu “Optik Form” gerektirmez,
- Optik okuyucu donanım ve yazılım gerektirmez,
- Bir çok dersi aynı oturumda ele alabilir,
- Kişiye özel kitapçık ile tasarruf sağlar,
- Belirli bir sınava katılmamış kişileri “sınav harici” tutabilir.
Tanıtım broşürüne aşağıdan ulaşabilirsiniz.
Tarihçesi: Bonfile’yi anlatabilmek için önce BiFTeK’i ve onun doğum sürecini anlatmak gerekli.
Olayların başlangıcı Ordu Üniversitesi Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi’ne Müdür olarak görevlendirilmem ile başlıyor. Bu görev değişikliği final sınavlarına ~20 gün kalmıştı. O güne kadar eldeki “imkansızlıklar” nedeni ile “sınav evraklarını elle oluştur, fotokopi ile çoğalt, sınavdan 3-5 gün önce birimlere gönder” şeklindeki yapılan organizasyonu ile final sınavını yapmamız, daha önce bir çok defa yaşanmış problemlerin tekrarına davetiye çıkaracaktı.
Durum bu iken, tüm mühendisler gibi “bu işi otomatize etmeden çözemeyiz” dedim ve kolları sıvadım. Tabiki bu süreçte büyük özveriler ile çalışan/destek çıkan Dr. Öğr. Üyesi Bülent Kandemir (ilgili tarihte Öğretim Görevlisi), Öğretim Görevlisi Tevfik Fikret Koloğlu, Grafiker Sezer Aydın ve Sekreter Hande Gülsüm Özer’in emeklerini atlamamak gerekli. Ekipteki yazılım ile ilgilenen/geliştiren tek kişiydim. İsmini saydığım arkadaşlar diğer işler/görevler ile ilgilendiler. Mesela, sınav evraklarını sınav salonlarına nasıl bölsek/göndersek derken, Bülent Hocam bir plastikçiden “şeffaf şeker poşeti” (bakkalların şeker türü gıdaları satmak için kullandığı poşetler) bulmuştu ve bunları kullanmıştık.
Bu ~20 gün içerisinde yaşanan olayları anlatmak ayrı bir “kitap” ister. Detayları geçiyorum. Ama sınava girecek öğrenci verilerini almak bile 3 gün sürdü diyeyim, siz gerisini anlayın.
Yazılımın ilk sürümü sınava tam anlamı ile 1 hafta kala bitti. O son bir haftada da sınav kitapçıklarının baskısı, sınıf bazlı bölünmesi, poşetlenmesi vb süreçler ile geçti.
Her sınavda yazılımın üstüne bir ekleme yaptım. Yapacağımız eklemelere daha çok bir önceki sınavda yaşadığımız problemlerin tekrar yaşanmaması hedefi ile karar verdik. Bir sınavda A/B/C/D kitapçıklarını oluştururken kes-yapıştır hatası yapmışız. Sorunun yerini değiştirirken şıkları taşımayı unutmuşuz. Bir sonraki sınavda kitapçık oluşturmayı otomatik hale getirdik.
Sınavların iki oturumda yapılması nedeni ile öğrencilerden yoğun olarak gelen “sınavlar arası adaletsizlik” şikayetlerini önlemek amaçlı olarak soru havuzunu ve bu havuzdan otomatik sınav oluşturmayı devreye aldık.
Optik formlar ile ilgili ise yaşanan bir çok problem vardı. Bu problemlerin başlıcaları öğrencilerin öğrenci numarası yerine TC Kimlik Numarası kodlaması, optik formda ders kolonlarının karıştırılması, matbuu optik form sorunları (optik form matbuu olduğu için sınava ders eklemek/çıkarmak, yeni form siparişi, bahsi geçen optiklerin okuyucusunun bakımları vb) olarak sıralanabilir. Bu sorunları aşmak için kendi optik formlarımızı yaratmayı ve bunları resim olarak tarayıp işlemeyi gerçekleştirdik. Bu işlem için formscanner denilen yazılımı kullandık.
Uzem olarak kendi yüksek hızlı zımbalama yapabilen yazıcımıza kavuştuğumuzda ise sınıf bazlı baskı sürecine başladık. Bu personelimizin de işlerini çok kolaylaştırdı.
Ortak dersler sınavı yola girmeye başlayınca, üniversitemiz Tıp Fakültesinde yapılmakta olan komite sınavlarını da bu yazılım ile gerçekleştirmeye başladık. UZEM’de kullandığımız yazılıma BiFTeK demiştik. Bülent, Tevfik Fikret ve Kerem’in baş harflerinden devşirmiştik adı. Burada not düşeyim, yazılımın tüm süreçlerini tek başıma geliştirdim. Ekibimize sonradan dahil olan Öğretim Görevlisi Armağan Karabina formscanner’ın dezavantajlarını ortadan kaldıracak bir OMR yazılımı geliştirdi ama onu test edip devreye alma şansımız olmadı.
En son kişiye özel kitapçık ve çok dersli sınavı eklemiştim BiFTeK’e.
Sonuçta, müdürlüğü bıraktıktan sonra, arayüzleri düzelttim, aklımda olan birkaç özelliği daha ekledim ve bu yazıya neden olan Bonfile yazılımı ortaya çıktı.
Bonfile şu an bir sınav organizasyonunu baştan sona gerçekleştirebilecek düzeyde. Kabaca aşağıda verilmiş olan süreçler Bonfile tarafından otomatize yürütülüyor.
- Web tabanlı yönetim,
- Sınava girecek öğrenci listesinin içeri alınması/Unipa gibi bir sistemden otomatik çekilmesi,
- Fakülte sorumlularının atanması, sorumluların derslik düzenleyebilmesi, sınav salonlarına gözetmen atayabilmesi,
- Soru Bankası üzerinden zorluk derecesine göre sınav hazırlanması,
- Sınav sonucuna göre soruların zorluk derecelerinin güncellenmesi,
- Kitapçıkların harmanlanması ve istenen türde kitapçık oluşturulması,
- Sınav salonu bazlı etiketlerin basılması,
- Matbuu optik form kullanılmaması,
- Sınav salonu bazlı harmanlanmış baskı (poşetlemeye hazır baskı),
- Öğrenciye “yalnızca aldığı ders”leri içeren kitapçık basılması,
- Belirli bir sınava girmemiş öğrenci için evrak basılmaması (arasınava girmeyen öğrenci için final baskısı yapılmaması gibi),
- Öğrencilerin tüm süreçleri şeffat olarak izleyebilmesi (cevaplar, sorular, cevap anahtarları),
Bonfile şu an satışa hazır bir şekilde bekliyor. Üniversitelerin UZEM’leri ve komite sınavı yapmakta olan Tıp Fakülteleri ilgilenebilir. Satmak ile ilgilenenler ile detayları ayrıca görüşürüz zaten.
